Home > Verbetering ERP-kern begint bij Service en verbruik

Verbetering ERP-kern begint bij Service en verbruik

De ERP-kern van Empire Dynamics vormt het hart van de belangrijkste processen van woningcorporaties. Het wordt gebruikt voor onder andere huurovereenkomsten, huurverhogingen, voorschotten en vastgoedadministratie. De SWEMP-corporaties hebben al lange tijd tal van wensen om de functionaliteit te verbeteren, maar die waren niet uitgelijnd met de releasekalender van cegeka-dsa. In het project Verbeterplan ERP-kern wordt dat afgestemd. Het eerste proces, Service en verbruik, is inmiddels onder handen genomen.

Marius Kreuter, werkzaam bij Portaal en projectleider van Verbeterplan ERP-kern vertelt dat er bij de start van het project een aantal overleggen met cegeka-dsa zijn geweest om van elkaar duidelijk te krijgen hoe er wordt gewerkt en hoe functionaliteit het best te verbeteren is. “Op basis van die gesprekken hebben we besloten om aan de hand van processen binnen de corporatie prioriteiten te stellen en langs die lijn verbeteringen uit voeren. Service en verbruik zagen we als een zeer belangrijk proces, waarmee we graag van start wilden. In vier workshops met dagelijkse gebruikers van dit proces plus een business-analist van cegeka-dsa zijn de verbetermogelijkheden geïnventariseerd. Cegeka-dsa heeft hier vervolgens maatregelen tegenover gezet die in aankomende releases zullen worden geïmplementeerd. Het was niet makkelijk om de drukbezette gebruikers bij elkaar te krijgen, maar toen dat gelukt was verliep de samenwerking fenomenaal. Er was echt saamhorigheid en bereidheid om er samen iets van te maken. Niemand groef zich in.”
Een voorbeeld van een verbeterpunt bij Service en verbruik is de eindafrekening van de kosten. Als een huurder verhuist, krijgt hij aan het begin van het volgende jaar de afrekening omdat aan het eind van het jaar voor het hele complex de eindafrekening wordt opgemaakt. Marius: “Dat is veel te laat. Mensen snappen dan niet meer waar ze voor moeten betalen en gaan bellen. Een corporatiemedewerker moet dan uitzoeken hoe het ook alweer zit. Zonde van de tijd. We willen daarom in het proces de mogelijkheid inbouwen om een afrekening kunnen te sturen op het moment dat de huurder vertrekt. Dat vergroot de klanttevredenheid en de efficiency van de corporatie; dat zijn precies de doelstellingen van SWEMP. Bij verbeteringen gaat het vaak om het inbouwen van wat meer flexibiliteit.

Wanneer de verbetering van Service en verbruik daadwerkelijk beschikbaar komt voor de corporaties is nog niet duidelijk, waarschijnlijk in de Dynamics Empire release van 2020.

Ondertussen werkt Marius verder aan de keuze voor het volgende proces om mee aan de slag te gaan en wordt de verbeteraanpak geëvalueerd met als doel de aanpak bij SWEMP en cegeka-dsa te verankeren.

Geplaatst: november 2019