Samen doen

We streven er altijd naar om dingen beter te doen. Daarom zoeken we samen naar de optimale manier om ons werk te organiseren. En als het even kan, werken we binnen SWEMP vervolgens allemaal op dezelfde manier. De gebieden waar we zo veel synergie kunnen behalen, noemen we Kerndomeinen. Daar streven we niet alleen naar het inkopen van één applicatie, maar ook naar één optimaal proces.

Intensieve samenwerking

Hoe meer we samenwerken, hoe meer we ons realiseren dat we als organisaties op elkaar lijken. Onze visies lijken op elkaar. We hebben dezelfde klantgroepen. En we werken aan dezelfde dienstverlening. Onze processen verschillen dus ook niet veel van elkaar. Toch hebben we elkaar in het verleden niet altijd gevonden. Met de complexer wordende wereld zijn we vaak te klein om als individuele corporatie alles zelf te doen. Daarom slaan we steeds vaker de handen ineen. Het werken met Kerndomeinen ondersteunt dat. In een Kerndomein streven we ernaar niet alleen dezelfde ICT-oplossing te gebruiken en in te kopen, maar ook op eenzelfde manier te werken. Dat doen we omdat dit meerwaarde oplevert. Bijvoorbeeld kwalitatief betere processen en applicaties, tevreden bewoners en minder kosten en risico. De werkwijze binnen de Kerndomeinen is de meest intensieve vorm van samenwerken binnen SWEMP.

Wat zijn (Kern)domeinen?

We hebben onze corporaties ingedeeld in domeinen. Dat doen we aan de hand van de CORA-bedrijfsfuncties. Dat is een standaardindeling voor de bedrijfsvoering van woningbouwcorporaties. Onderstaande afbeelding geeft de domeinen weer. Per domein kijken we hoe we samen slimmer, beter en goedkoper kunnen werken. De domeinen waar veel synergie te behalen is door de processen te uniformeren, noemen we Kerndomeinen.

We hebben in kaart gebracht welke domeinen Uniek, Gedeeld of Uniform zijn binnen SWEMP.

In een uniek domein zitten veel aspecten waarin we ons heel bewust onderscheiden van andere woningcorporaties. In unieke domeinen werken we wel samen, maar minder intensief. Hier wisselen we kennis en kunde uit en kopen we soms samen in.

In de domeinen die we ‘Gedeeld’ noemen, zit veel potentieel om samen te werken. Bijvoorbeeld door samen ICT inkopen. In de domein die ‘Uniform’ zijn, streven we naar verregaande standaardisatie. We kopen niet alleen samen ICT in, maar werken ook op eenzelfde manier, op basis van een best practice.

Waar staan we?

We hebben bij de SWEMP-corporaties opgehaald in welke domeinen samenwerken de meeste toegevoegde waarde heeft. Dat hebben we gedaan door te kijken naar de wenselijkheid en de haalbaarheid. Op basis van die input hebben we besloten in 2022 twee Kerndomeinen op te pakken:

Crediteurenbeheer

Crediteurenbeheer hebben we omschreven als: het zorgdragen voor de crediteurenadministratie en daaruit voortkomende werkzaamheden, zoals inkomende facturen betaalbaar stellen. Dit domein is relatief afgebakend en beperkt qua complexiteit. Dat maakt de haalbaarheid hoger dan bij andere domeinen. Verder zien we ook dat hier nog veel winst te behalen is.

Kanaalfunctie

Onder Kanaalfunctie verstaan we: het zorgdragen dat klanten en andere stakeholders via meerdere kanalen bediend kunnen worden zoals brieven, online portal, e-mails en de balie. De wenselijkheid om samen aan de slag gaan binnen dit domein is heel hoog. Er is veel in ontwikkeling. Er zijn veel kansen. Het levert toegevoegde waarde op voor zowel collega’s als bewoners. Maar dit domein is te omvangrijk om als geheel Kerndomein op te pakken. We gaan hier dus samen mee aan de slag, maar bepalen eerst wel onderdeel we op deze wijze willen oppakken.

Maar met twee Kerndomeinen zijn we er nog lang niet. Er liggen nog veel kansen in het verschiet. Daar maken we een gezamenlijke roadmap van, zodat we onze ambitie uitzetten in de tijd.

Wat doen we met andere domeinen?

We hebben gemerkt dat er ook veel energie zit op een aantal andere Potentiële Kerndomeinen. Dat geldt met name voor:

  • Incasso
  • Contracteren
  • Vastgoedregistratie

In deze domeinen zoeken collega’s van verschillende corporaties alvast contact met elkaar, bijvoorbeeld omdat zij op het punt staan een applicatie in te kopen. We hebben hier goed met elkaar over gesproken. Want niet al deze onderwerpen kunnen we nu oppakken op het niveau van een Kerndomein. Dat vraagt te veel inspanning. Maar nu onnodig uit elkaar groeien, op een moment dat er veel behoefte is bij onze collega’s om aan de slag te gaan, is ook niet gewenst. Zeker omdat ook dit Potentiële Kerndomeinen zijn en standaardisatie dus wel kansrijk is. Bovendien streven we ernaar om, als het gaat om ICT, zoveel mogelijk samen te doen. Dat maakt dat wij op deze drie onderwerpen wel gaan samenwerken. Maar dat we hier maximaal streven naar samen naar één ICT-oplossing gaan. Dit doen we in overleg met de verantwoordelijke collega’s per domein. Daarmee komen deze onderwerpen in de stroom voor Lifecycle Management terecht. Een lichtere samenwerkingsvorm dan de Kerndomeinen. Omdat we de processen hier niet gaan uniformeren. Zo faciliteren we wel goed de energie en behoefte die nu ontstaan is bij de business en werken we zoveel als mogelijk samen. Zonder de focus op de Kerndomeinen te verliezen.

Samenvatting ambities 2022
Samen doen: Kerndomeinen

We gaan aan de slag met twee Kerndomeinen: ‘Crediteuren’ en een stukje van ‘Kanaalfunctie’.

Samen inkopen: (Lifecycle Management)

Op de drie andere domeinen kijken we of we samen naar één ICT-oplossing kunnen gaan, binnen afzienbare tijd: ‘Contracteren’, ‘Vastgoedregistratie’ en ‘Incasso’.

De samenwerkingsvorm Samen inkopen betekent overigens vooral: streven naar contracten voor de vijf corporaties. En voor de optimale keuze een goed traject doorlopen waarin we verschillende oplossingen beoordelen. De uitkomst hoeft niet per definitie een geheel nieuwe oplossing te zijn. Momenteel kijken we naar het samenvoegen van contracten voor onder andere Topdesk, Ibabs, Vabi vastgoed, Ortec, Embrace. Verder kijken we naar het contracteren van één hardwareleverancier en één mobiele telefonieprovider.

Samen leren: Marktplaats

In al de andere domeinen (39 in totaal) gaan we maximaal inzetten op Marktplaats bij nieuwe voorstellen voor ICT. Marktplaats wil zeggen: als we qua ICT iets gaan inkopen of ontwikkelen, dan zoeken we elkaar wel op. Om kennis en kunde uit te wisselen. Als we iets inkopen, dan organiseren we dat zelf. In overleg met onze collega’s bij de andere corporaties en het Kernteam. Zo zijn ze geïnformeerd en kunnen ze eventueel ook input leveren. We sluiten zo vaak als mogelijk een SWEMP-contract af. Zodat de andere corporaties daar eventueel (later) ook gebruik van kunnen maken.

De indeling van al de domeinen in werkwijze: Kerndomein, Inkoop / Lifecycle Management en Marktplaats. In de loop van 2022 gaan we samen bepalen welke Kerndomeinen volgen.