Samen inkopen

Samen inkopen is intensiever dan Samen leren, maar levert ook meer op. Omdat we gezamenlijk meer slagkracht en schaalgrootte hebben. Bij Samen inkopen werken we projectmatig. Bij een project gaat het om een eenmalige opdracht, met een duidelijke kop en staart.

Lifecycle management contracten

Ieder project heeft een plan met duidelijke doelstellingen en tijdlijnen, waarop wordt gestuurd. Voorbeelden van ‘Samen inkopen’ zijn DE Standaard en inkoopprojecten. Als een vooronderzoek aantoont dat er winst te halen is, maken we er een project van. Als we gezamenlijk inkopen is de winst vaak direct zichtbaar. Vanwege onze gezamenlijke schaalgrootte kunnen we voordeliger inkopen en onze dienstverlening verbeteren. We selecteren de juiste leveranciers, onderhandelen over goede contracten en sturen op de gewenste kwaliteit.

Elk contract kent een levenscyclus. We starten een contract na een inkooptraject, implementeren het en gaan over naar de beheerfase. Als een contract zijn einddatum bereikt gaan we ofwel verlengen ofwel starten met een nieuw inkoopproces. Bij SWEMP hebben we alle lopende contracten inzichtelijk gemaakt, waardoor we de lifecycle management roadmap kunnen maken. Deze roadmap levert input voor de op te stellen inkoopstrategie voor SWEMP.

Gezamenlijke overeenkomsten

Voorbeelden van gezamenlijke overeenkomsten zijn:

Woningreparaties sneller en efficiënter uitgevoerd met KOVRA (DICO) Managed

Eigen Haard heeft een slimme koppeling in gebruik genomen, waardoor aannemers reparaties efficiënter kunnen uitvoeren. Met KOVRA (DICO) Managed, gaan berichten over reparatieverzoeken van corporaties via een geheel geautomatiseerde verbinding naar de administratieve systemen van aannemers. Voor de aannemers scheelt dat veel administratief werk, terwijl een corporatie de afhandeling beter kan monitoren, doordat aannemers automatisch statusupdates delen. Ook is de factuurverwerking hierdoor geoptimaliseerd. KOVRA (DICO) Managed koppelt bij Eigen Haard via de Datarotonde berichten uit verschillende administratieve systemen aan elkaar. De koppeling is robuust voor upgrades aan zowel de kant van de corporatie als aan de kant van de aannemers. Leverancier Info Support beheert KOVRA (DICO) Managed in de cloud. 

Status:
Eigen Haard werkt met twee aannemers met KOVRA (DICO) Managed en is bezig met de uitrol van de koppeling naar nog tien ketenpartners.

Meer info:
Mario Brouwer, Projectleider Eigen Haard

Digitale veiligheid als dienst

Wie het nieuws volgt ontkomt niet aan berichten over hackers, ransomware, datalekken en andere digitale gevaren. Tegelijkertijd wordt wetgeving over privacy strenger. De ontwikkelingen op het gebied van security en privacy gaan razendsnel en zijn complex. Als individuele corporatie is dat niet meer bij te houden en het is ook weer geen dagtaak. Hoe zorg je nu als corporatie dat je je veiligheid op orde hebt? Woonbron besloot in 2021 om veiligheid als dienst af te nemen van een partij die het als corebusiness heeft, oftewel Security Officer as a Service. Woonbron zette het project op de Marktplaats van SWEMP en inmiddels zijn ook Staedion, Eigen Haard en Mitros aangehaakt en gaan de andere SWEMP-corporaties er mee aan de slag. Bij veiligheid denk je al snel aan softwarematig een goed hek om je bedrijf bouwen, zodat er niet ingebroken kan worden. Maar het gaat om meer. Met Northwave, het bedrijf dat de komende tijd de security verzorgt, worden alle aspecten in kaart gebracht: business, bytes en behavior.

Het gaat daarbij om het veiligheidsbeleid, het menselijk gedrag en de securitysoftware. We hadden nog niet eerder zo diepgaand naar veiligheid gekeken. Het begint met het op orde hebben van de business met certificeringen als ISO, en met de implementatie van de privacywetgeving. Met software worden de digitale processen verder afgeschermd en wordt continu gemonitord of er hackpogingen zijn. Bij gedrag gaat het om het veiligheidsbewustzijn van medewerkers en het voorkomen van datalekken. Daarnaast hebben we duidelijke afspraken gemaakt over wie wat doet als er onverhoopt toch iets mis gaat. Een geruststellende gedachte is dat er bij incidenten altijd een team van Northwave klaar staat dat precies op de hoogte is van onze situatie.

Status:
Staedion, Woonbron, Eigen Haard en Woonbron maken gebruik van Security Officer as a Service. SWEMP heeft samen met Northwave in juni 2022 een webinar gehouden over digitale veiligheid. Die webinar is terug te kijken.

Meer info:
Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Sourcing: technische infrastructuur en dienstverlening uitbesteed bij één bedrijf

SWEMP-corporaties hebben van oudsher veel ICT-hardware in eigen beheer. Ze verbinden werkplekken via eigen bedrade en onbedrade netwerken met servers die in het eigen datacenter staan. De support van deze zogeheten technische infrastructuur gebeurde vaak ook nog in eigen huis. SWEMP wilde betere kwaliteit en continuïteit tegen een redelijke prijs. Daarom hebben we met ICT-bedrijf Conclusion een raamovereenkomst gesloten, waarbij we de mogelijkheid hebben om alle infrastructuur inclusief dienstverlening uit te besteden, maar dat per corporatie in eigen tempo en op eigen manier te doen. Er is een standaardproductcatalogus gemaakt, waaruit de corporaties producten en diensten kunnen kiezen. Als er bijvoorbeeld nieuwe laptops nodig zijn voor de werkplek, dan is er keuze uit een beperkt aantal laptops. Datzelfde geldt voor mobieltjes en servers. Je kunt dus minder zelf bepalen, maar krijgt een technische infrastructuur met grotere continuïteit en hoogwaardige support van de helpdesk van Conclusion. Door samen te onderhandelen is 5,6% van de initiële offerte afgedongen.

Status:
Eigen Haard, Woonbron en Mitros zijn overgegaan op Sourcing.

Meer info:
Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Outputmanagement: papier, sms, e-mail, portaal? Wat wil de bewoner, wat willen wij?

Hoe wil een bewoner het liefst worden benaderd? Per post, e-mail, sms, telefonisch of via een portaal? En wat willen wij als corporatie? Die laatste vraag is snel beantwoord: zo veel mogelijk digitaal. Want dat scheelt enorm in de kosten. Een brief printen, in een envelop doen en een postzegel plakken, kost een euro. Een mailtje één cent. Met een zogeheten outputmanagementsysteem (OMS) kunnen we afstemmen op de voorkeuren van de bewoner en daarin ook sturen. Binnen SWEMP hebben we gezamenlijk het OMS van AddComm gekozen. Staedion heeft de weg (outputstraat) aangelegd, waarover alle SWEMP-corporaties hun berichten aan huurders kunnen versturen. Er worden steeds meer processen ingericht, die we makkelijk van elkaar kunnen overnemen. Bijvoorbeeld dat huurders een herinneringssms’je de dag voor dat een onderhoudsmonteur langskomt. Daardoor staan monteurs minder vaak voor een dichte deur en bellen huurders minder vaak op om te vragen hoe laat de monteur ook alweer komt. Ook zijn er inmiddels ook (aangetekende) brieven printen en verzenden op afstand bij de leverancier van het OMS.

Status:
Staedion, Woonbron, Eigen Haard en Portaal werken met het OMS van AddComm.

In 2021 is onder aanvoering van Staedion een SWEMP-webinar over Outputmanagement gehouden, getiteld: ‘Papier, sms, e-mail, portaal? Wat wil de klant, wat willen wij?’ Dit webinar kun je terugkijken.

Meer info:
Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Document Management: klaar voor de toekomst

Wie alleen zoekopdrachten vanuit Empire of Umbrella doet naar bijvoorbeeld huurdersbrieven, merkt weinig van het nieuwe documentmanagementsysteem Xtendis dat we binnen SWEMP hebben gekozen. Wie zelf documenten in het DMS moet zetten of echt in het DMS moet zoeken, ziet een iets ander beeldscherm en moet op een iets andere manier werken. Xtendis is gekozen omdat het makkelijk is te koppelen aan andere softwaresystemen, voldoende ruimte voor groei biedt, AVG-proof is en Nederlandstalig wordt ondersteund. En niet onbelangrijk: het is een SaaS-oplossing. Bij SaaS (Software as a Service) staat de software niet meer op een server bij een corporatie, maar in de cloud. Doordat we allemaal hetzelfde DMS gebruiken, kunnen we opgedane kennis uitwisselen. Gezamenlijke contractering heeft gezorgd voor een goede standaard SWEMP-overeenkomst, die alle corporaties kunnen gebruiken. Bovendien hebben we 25% korting op licentie en hosting tijdens de projectfase en korting op consultancy-uren (tijdens de implementatie en eventuele vervolgfasen).

Status:
Staedion, Woonbron en Eigen Haard hebben het nieuwe DMS geïmplementeerd.

Meer info:
Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Profiteren van Microsoft Non-Profit

Microsoft biedt Non-Profit bedrijven de mogelijkheid om met korting gebruik te maken van hun diensten. Door bij Microsoft onze bestaande contracten voor Office 365 om te zetten naar Microsoft Non-Profit besparen we jaarlijks bijna één miljoen euro. Voor het hercontracteren hebben we binnen SWEMP één collega benoemd die met één extern bureau het hercontracteren met Microsoft geeft geregeld. Ook hiermee hebben we kosten bespaard, want voorheen zouden vijf collega’s vijf verschillende externe bureaus hebben ingeschakeld. Elke woningcorporatie kan gebruik maken van deze kortingsmogelijkheid. SWEMP werkte samen met SoftwareOne bij het aanvragen van de Non-Profit licenties.

Meer info:
Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

DE Standaard: minder testen bij updates

Dynamics Empire is het ICT-hart van onze corporaties. Het is een zogeheten ERP-oplossing. Dat is een softwareprogramma dat ondersteuning biedt aan alle administratieve processen binnen een organisatie, zoals huuradministratie, onderhoud, inkoop en financiële administratie. Elke corporatie had een eigen maatwerk versie van Dynamics Empire. Dat maakte dat bij updates veel getest moest worden. Als SWEMP willen we allemaal volgens een standaardversie van Dynamics Empire werken. Die standaardversie hebben we samen met leverancier Cegeka ontwikkeld. De standaardversie levert enorme voordelen op in het beheer:

  • betere service door een stabieler systeem met eenduidige data;
  • veel minder testen bij servicepacks en het implementeren van nieuwe releases;
  • meer garanties van de leverancier op een goede werking.

DE Standaard is beschikbaar voor andere woningcorporaties. Het onderhouden van DE Standaard gebeurt bij Woondynamics, de gebruikersvereniging van woningcorporaties die werken met Dynamics Empire.

Het toekomstbeeld voor de komende jaren is dat Dynamics Empire in de cloud gaat draaien en dat Cegeka constant nieuwe releases, fixes en servicepacks uitbrengt, zonder dat we die vooraf zelf hoeven te testen. Daarnaast kunnen we veel sneller en makkelijker inspelen op nieuwe markt- en ICT-ontwikkelingen. Dynamics Empire wordt ook gebruikersvriendelijker. Voor gebruikers is het soms wel wennen, omdat ze anders moeten werken. Daarvoor zijn er aangepaste werkinstructies en uitgebreide trainingsprogramma’s ontwikkeld.

Voor de verdere toekomst hebben we in onze Doelarchitectuur gekozen om in een geleidelijke beweging van één ERP-oplossing over te gaan naar het Microsoft Platform. Op dat platform zijn eenvoudig tal van applicaties van verschillende leveranciers te koppelen.

Status:
op 1 januari 2021 is Woonbron live gegaan met DE Standaard. Mitros op 1 januari 2022 en Portaal gaat in 2023 over. Eigen Haard in 2024. Wanneer Staedion volgt is nog niet bekend.

Over DE Standaard heeft SWEMP een flyer en een aantal nieuwsbrieven laten verschenen:

DE Standaard flyer 2020 Acceptatiefase
DE Standaard Nieuwsbrief 2020-2
DE Standaard Nieuwsbrief 2020-1
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-4
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-3
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-2
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-1

Lees ook: Mitros succesvol live met DE Standaard en Hoe stap je over naar DE Standaard.

Meer info:

Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

RPA: softwarerobots voor het saaie repeterende werk

Softwarerobots, ook wel digitale collega’s genoemd, kunnen saai repeterend werk van mensen overnemen. Laat de robot een scherm zien en vertel hem waar hij informatie vandaan moet halen en wat hij ermee moet doen. De robot kan zo’n script eindeloos en foutloos herhalen. In de ICT is deze ontwikkeling booming. Daar willen we als corporaties meer over weten en daarom werken we nu samen in een kennisgroep, nadat we eerst een vooronderzoek hebben gedaan. We hebben allemaal dezelfde software (UiPath) aangeschaft en we hebben een kennispartner gekozen, Ciphix. Zij leren ons hoe we het best met softwarerobots kunnen omgaan. Als we allemaal op dezelfde manier robotscripts inzetten, ontwikkelen en beheren, kunnen we ze makkelijker uitwisselen en makkelijker van elkaar leren. Ervaring leert in elk geval nu al: je wordt pas enthousiast van RPA, als je ermee werkt en snapt wat de mogelijkheden zijn. SWEMP-collega’s die ideeën hebben om een digitale collega aan het werk te zetten, kunnen contact opnemen met hun manager ICT.

Door als SWEMP gezamenlijk in te kopen hebben we via Ciphix ruim 20% goedkoper softwarelicenties kunnen aanschaffen bij UiPath, wat gemiddeld per corporatie een besparing oplevert van ca. € 10.000 per jaar.

Status:
de SWEMP-corporaties hebben allemaal dezelfde RPA-tool (UiPath) aangeschaft en experimenteren daarmee.

Meer info:
Corine van Weijen, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.