Samen inkopen

Effectief applicatiegebruik is voor iedere woningcorporatie onmisbaar. Niet in de laatste plaats omdat applicaties zich vaak in de kern van het bedrijfsproces bevinden. Van collega’s wordt verwacht dat ze op een juiste en snelle manier met deze applicaties werken. Tegelijkertijd veranderen diezelfde applicaties steeds sneller. Bestaande middelen om instructies te maken en actueel te houden voldoen niet meer aan de behoefte van deze tijd. Daarom hebben we als SWEMP samenwerking gezocht met SelfGuide. Dat is een oplossing om snel en intuïtief instructies te maken, te delen en te actualiseren voor alle applicaties. Precies aansluitend bij hoe gebruikers graag willen leren werken met applicaties. SelfGuide instructies zijn eenvoudig te delen binnen en buiten de eigen corporatie, bijvoorbeeld met huurders, leveranciers, partners en mede corporaties.

SWEMP heeft met SelfGuide een overeenkomst afgesloten waar ook Vrienden van kunnen profiteren. Er is een korting afgesproken die oploopt naar mate meer Vrienden mee doen.

Status:
De SWEMP-corporaties zijn zich aan het oriënteren op de mogelijkheden. Vijf vrienden van SWEMP profiteren al van de korting.

Meer info:
Gert Hardeman, Senior adviseur inkoop bij Portaal

Woningcorporaties hebben een grote behoefte om data slim in te zetten. Bijvoorbeeld voor verstandig vastgoedonderhoud of om huurachterstanden te voorkomen. De daarvoor benodigde dataspecialisten zijn echter last vinden en te binden. SWEMP heeft daarom eind 2022 samen met een gespecialiseerde opleider een uniek Data Traineeship geïnitieerd. De trainees zijn hbo of universitair opgeleide high potentials die specifiek voor woningcorporaties worden opgeleid, gecertificeerd en begeleid. De trainee kiest aan het begin van het traject voor een woningcorporatie met als doel bij die corporatie in dienst te treden. Zo borgen we als woningcorporaties data, kennis en kunde. Alle woningcorporaties kunnen gebruik maken van het contract dat SWEMP met opleider Smart Data People heeft gesloten.

Benieuwd?
Bekijk de ervaring van Woningcorporatie Talis: Anouk Verdonschot (Data Analist) & Marjan Heijink (Manager Bedrijfsvoering).

Meer info:
Lees de brochure Data Traineeship Woningcorporaties of neem contact op met: Jordie Smits, Sales Manager Smart Data People, 06 27 55 70 98, j.smits@data-people.nl
Eva Linssen, Sales Consultant, 024 212 02 48, e.linssen@data-people.nl

Eigen Haard heeft een slimme koppeling in gebruik genomen, waardoor aannemers reparaties efficiënter kunnen uitvoeren. Met KOVRA (DICO) Managed, gaan berichten over reparatieverzoeken van corporaties via een geheel geautomatiseerde verbinding naar de administratieve systemen van aannemers. Voor de aannemers scheelt dat veel administratief werk, terwijl een corporatie de afhandeling beter kan monitoren, doordat aannemers automatisch statusupdates delen. Ook is de factuurverwerking hierdoor geoptimaliseerd. KOVRA (DICO) Managed koppelt bij Eigen Haard via de Datarotonde berichten uit verschillende administratieve systemen aan elkaar. De koppeling is robuust voor upgrades aan zowel de kant van de corporatie als aan de kant van de aannemers. Leverancier Info Support beheert KOVRA (DICO) Managed in de cloud.

Status:
Eigen Haard werkt met twee aannemers met KOVRA (DICO) Managed en is bezig met de uitrol van de koppeling naar nog tien ketenpartners.

Meer info:
Mario Brouwer, Projectleider Eigen Haard

Wie het nieuws volgt ontkomt niet aan berichten over hackers, ransomware, datalekken en andere digitale gevaren. Tegelijkertijd wordt wetgeving over privacy strenger. De ontwikkelingen op het gebied van security en privacy gaan razendsnel en zijn complex. Als individuele corporatie is dat niet meer bij te houden en het is ook weer geen dagtaak. Hoe zorg je nu als corporatie dat je je veiligheid op orde hebt? Woonbron besloot in 2021 om veiligheid als dienst af te nemen van een partij die het als corebusiness heeft, oftewel Security Officer as a Service. Woonbron zette het project op de Marktplaats van SWEMP en inmiddels zijn ook  Eigen Haard en Woonin aangehaakt en gaat Portaal ermee aan de slag. Bij veiligheid denk je al snel aan softwarematig een goed hek om je bedrijf bouwen, zodat er niet ingebroken kan worden. Maar het gaat om meer. Met Northwave, het bedrijf dat de komende tijd de security verzorgt, worden alle aspecten in kaart gebracht: business, bytes en behavior.

Het gaat daarbij om het veiligheidsbeleid, het menselijk gedrag en de securitysoftware. We hadden nog niet eerder zo diepgaand naar veiligheid gekeken. Het begint met het op orde hebben van de business met certificeringen als ISO, en met de implementatie van de privacywetgeving. Met software worden de digitale processen verder afgeschermd en wordt continu gemonitord of er hackpogingen zijn. Bij gedrag gaat het om het veiligheidsbewustzijn van medewerkers en het voorkomen van datalekken. Daarnaast hebben we duidelijke afspraken gemaakt over wie wat doet als er onverhoopt toch iets mis gaat. Een geruststellende gedachte is dat er bij incidenten altijd een team van Northwave klaar staat dat precies op de hoogte is van onze situatie.

Status:
Woonbron, Eigen Haard en Woonbron maken gebruik van Security Officer as a Service. SWEMP heeft samen met Northwave in juni 2022 een webinar gehouden over digitale veiligheid. Die webinar is terug te kijken.

Meer info:
René Megens, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

SWEMP-corporaties hebben van oudsher veel ICT-hardware in eigen beheer. Ze verbinden werkplekken via eigen bedrade en onbedrade netwerken met servers die in het eigen datacenter staan. De support van deze zogeheten technische infrastructuur gebeurde vaak ook nog in eigen huis. SWEMP wilde betere kwaliteit en continuïteit tegen een redelijke prijs. Daarom hebben we met ICT-bedrijf Conclusion een raamovereenkomst gesloten, waarbij we de mogelijkheid hebben om alle infrastructuur inclusief dienstverlening uit te besteden, maar dat per corporatie in eigen tempo en op eigen manier te doen. Er is een standaardproductcatalogus gemaakt, waaruit de corporaties producten en diensten kunnen kiezen. Als er bijvoorbeeld nieuwe laptops nodig zijn voor de werkplek, dan is er keuze uit een beperkt aantal laptops. Datzelfde geldt voor mobieltjes en servers. Je kunt dus minder zelf bepalen, maar krijgt een technische infrastructuur met grotere continuïteit en hoogwaardige support van de helpdesk van Conclusion. Door samen te onderhandelen is 5,6% van de initiële offerte afgedongen.

Status:
Eigen Haard, Woonbron en Woonin zijn overgegaan op Sourcing.

Meer info:
René Megens, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Hoe wil een bewoner het liefst worden benaderd? Per post, e-mail, sms, telefonisch of via een portaal? En wat willen wij als corporatie? Die laatste vraag is snel beantwoord: zo veel mogelijk digitaal. Want dat scheelt enorm in de kosten. Een brief printen, in een envelop doen en een postzegel plakken, kost een euro. Een mailtje één cent. Met een zogeheten outputmanagementsysteem (OMS) kunnen we afstemmen op de voorkeuren van de bewoner en daarin ook sturen. Binnen SWEMP hebben we gezamenlijk het OMS van AddComm gekozen. Er is een weg (outputstraat) aangelegd, waarover alle SWEMP-corporaties hun berichten aan huurders kunnen versturen. Er worden steeds meer processen ingericht, die we makkelijk van elkaar kunnen overnemen. Bijvoorbeeld dat huurders een herinneringssms’je de dag voor dat een onderhoudsmonteur langskomt. Daardoor staan monteurs minder vaak voor een dichte deur en bellen huurders minder vaak op om te vragen hoe laat de monteur ook alweer komt. Ook zijn er inmiddels ook (aangetekende) brieven printen en verzenden op afstand bij de leverancier van het OMS.

Status:
Woonbron, Eigen Haard en Portaal werken met het OMS van AddComm.

In 2021 is een SWEMP-webinar over Outputmanagement gehouden, getiteld: ‘Papier, sms, e-mail, portaal? Wat wil de klant, wat willen wij?’ Dit webinar kun je terugkijken.

Meer info:
René Megens, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Wie alleen zoekopdrachten vanuit Empire of Umbrella doet naar bijvoorbeeld huurdersbrieven, merkt weinig van het nieuwe documentmanagementsysteem Xtendis dat we binnen SWEMP hebben gekozen. Wie zelf documenten in het DMS moet zetten of echt in het DMS moet zoeken, ziet een iets ander beeldscherm en moet op een iets andere manier werken. Xtendis is gekozen omdat het makkelijk is te koppelen aan andere softwaresystemen, voldoende ruimte voor groei biedt, AVG-proof is en Nederlandstalig wordt ondersteund. En niet onbelangrijk: het is een SaaS-oplossing. Bij SaaS (Software as a Service) staat de software niet meer op een server bij een corporatie, maar in de cloud. Doordat we allemaal hetzelfde DMS gebruiken, kunnen we opgedane kennis uitwisselen. Gezamenlijke contractering heeft gezorgd voor een goede standaard SWEMP-overeenkomst, die alle corporaties kunnen gebruiken. Bovendien hebben we 25% korting op licentie en hosting tijdens de projectfase en korting op consultancy-uren (tijdens de implementatie en eventuele vervolgfasen).

Status:
Woonbron en Eigen Haard hebben het nieuwe DMS geïmplementeerd.

Meer info:
René Megens, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Microsoft biedt Non-Profit bedrijven de mogelijkheid om met korting gebruik te maken van hun diensten. Door bij Microsoft onze bestaande contracten voor Office 365 om te zetten naar Microsoft Non-Profit besparen we jaarlijks bijna één miljoen euro. Voor het hercontracteren hebben we binnen SWEMP één collega benoemd die met één extern bureau het hercontracteren met Microsoft geeft geregeld. Ook hiermee hebben we kosten bespaard, want voorheen zouden vier collega’s vier verschillende externe bureaus hebben ingeschakeld. Elke woningcorporatie kan gebruik maken van deze kortingsmogelijkheid. SWEMP werkte samen met SoftwareOne bij het aanvragen van de Non-Profit licenties.

Meer info:
René Megens, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Dynamics Empire is het ICT-hart van onze corporaties. Het is een zogeheten ERP-oplossing. Dat is een softwareprogramma dat ondersteuning biedt aan alle administratieve processen binnen een organisatie, zoals huuradministratie, onderhoud, inkoop en financiële administratie. Elke corporatie had een eigen maatwerk versie van Dynamics Empire. Dat maakte dat bij updates veel getest moest worden. Als SWEMP willen we allemaal volgens een standaardversie van Dynamics Empire werken. Die standaardversie hebben we samen met leverancier Cegeka ontwikkeld. De standaardversie levert enorme voordelen op in het beheer:

• betere service door een stabieler systeem met eenduidige data;
• veel minder testen bij servicepacks en het implementeren van nieuwe releases;
• meer garanties van de leverancier op een goede werking.

DE Standaard is beschikbaar voor andere woningcorporaties. Het onderhouden van DE Standaard gebeurt bij Woondynamics, de gebruikersvereniging van woningcorporaties die werken met Dynamics Empire.

Het toekomstbeeld voor de komende jaren is dat Dynamics Empire in de cloud gaat draaien en dat Cegeka constant nieuwe releases, fixes en servicepacks uitbrengt, zonder dat we die vooraf zelf hoeven te testen. Daarnaast kunnen we veel sneller en makkelijker inspelen op nieuwe markt- en ICT-ontwikkelingen. Dynamics Empire wordt ook gebruikersvriendelijker. Voor gebruikers is het soms wel wennen, omdat ze anders moeten werken. Daarvoor zijn er aangepaste werkinstructies en uitgebreide trainingsprogramma’s ontwikkeld.

Voor de verdere toekomst hebben we in onze Doelarchitectuur gekozen om in een geleidelijke beweging van één ERP-oplossing over te gaan naar het Microsoft Platform. Op dat platform zijn eenvoudig tal van applicaties van verschillende leveranciers te koppelen.

Status:
op 1 januari 2021 is Woonbron live gegaan met DE Standaard. Woonin op 1 januari 2022 en Portaal gaat in 2023 over. Eigen Haard in 2024.

Over DE Standaard heeft SWEMP een flyer en een aantal nieuwsbrieven laten verschenen:

DE Standaard flyer 2020 Acceptatiefase
DE Standaard Nieuwsbrief 2020-2
DE Standaard Nieuwsbrief 2020-1
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-4
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-3
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-2
DE Standaard Nieuwsbrief 2019-1

Lees ook: Woonin succesvol live met DE Standaard en Hoe stap je over naar DE Standaard.

Meer info:

Softwarerobots, ook wel digitale collega’s genoemd, kunnen saai repeterend werk van mensen overnemen. Laat de robot een scherm zien en vertel hem waar hij informatie vandaan moet halen en wat hij ermee moet doen. De robot kan zo’n script eindeloos en foutloos herhalen. In de ICT is deze ontwikkeling booming. Daar willen we als corporaties meer over weten en daarom werken we nu samen in een kennisgroep, nadat we eerst een vooronderzoek hebben gedaan. We hebben allemaal dezelfde software (UiPath) aangeschaft en we hebben een kennispartner gekozen, Ciphix. Zij leren ons hoe we het best met softwarerobots kunnen omgaan. Als we allemaal op dezelfde manier robotscripts inzetten, ontwikkelen en beheren, kunnen we ze makkelijker uitwisselen en makkelijker van elkaar leren. Ervaring leert in elk geval nu al: je wordt pas enthousiast van RPA, als je ermee werkt en snapt wat de mogelijkheden zijn. SWEMP-collega’s die ideeën hebben om een digitale collega aan het werk te zetten, kunnen contact opnemen met hun manager ICT.

Door als SWEMP gezamenlijk in te kopen hebben we via Ciphix ruim 20% goedkoper softwarelicenties kunnen aanschaffen bij UiPath, wat gemiddeld per corporatie een besparing oplevert van ca. € 10.000 per jaar.

Status:
De SWEMP-corporaties hebben allemaal dezelfde RPA-tool (UiPath) aangeschaft en experimenteren daarmee.

Meer info:
René Megens, Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanager SWEMP.

Outputmanagement groeit
Regie Sourcing
Selectie nieuw DMS
Contractharmonisatie Cegeka
Nieuw gezamenlijk contract met Microsoft
Creditmanagement
Harmonisatie Empire Referentiegrootboekschema
Koppelruimte
Meetinstrument gebruikerstevredenheid SWEMP-applicaties
Outputmanagement, leveranciersselectie
Visie Business Process Management (BPM)
Visie op datagedreven werken
Woningopname app