Home > Samenwerken in Swemp > De organisatie: daadkracht en delen

De organisatie: daadkracht en delen

SWEMP is begonnen met vijf bestuurders van woningcorporaties die mooie ideeën hadden over samenwerking op ICT-gebied en misschien wel meer. Jan-Peter Duijvestijn, voorzitter SWEMP en lid van de raad van bestuur van Staedion, vertelt over het ontstaan van SWEMP en over de huidige organisatie.

Jan Peter: “In 2015 zijn de bestuurders van de SWEMP-corporaties voor het eerst bij elkaar gekomen omdat we allemaal vonden dat we door gezamenlijk op te trekken meer uit Empire zouden kunnen halen. We bleken nog veel meer mooie ideeën te hebben over samenwerking en sindsdien komen we elke twee maanden bij elkaar. Al vrij snel werd duidelijk dat we er mensen bij nodig hadden voor de uitvoering, dat werden onze ICT-managers. Zij zijn het vehikel om projecten op te starten. Daarna hebben we een externe SWEMP-secretaris benoemd, Sjoerd van Tussenbroek. Hij is de aanjager en linking pin van onze projecten, legt onder meer onze afspraken vast en zorgt dat we de voortgang van projecten kunnen volgen.” Sinds najaar 2019 is Sjoerd directeur van SWEMP. De ICT-managers komen wekelijks een dag bij elkaar en zijn de regisseurs van de SWEMP-projecten. Die projecten bestaan weer uit projectgroepen waar medewerkers uit meerdere disciplines van de verschillende corporaties aan deelnemen. Ook kunnen er externe adviseurs of leveranciers bij betrokken zijn.

Geen ingewikkelde procedures

“Binnen SWEMP is de saamhorigheid vanaf de pioniersfase zo sterk dat we ons niet verloren hebben om in de governance of in de bestuurlijke organisatie allerlei zaken te regelen in procedures”, vervolgt Jan-Peter. “We delen bijvoorbeeld eenvoudig alle kosten door vijf. Staedion betaalt eerst en wij factureren uit aan de andere vier corporaties. Het draagt bij aan de goede beleving en zorgt ervoor dat we de tijd besteden aan de juiste dingen. Voor de corporatiesector is dit een heel verfrissende aanpak.”

SWEMP in de toekomst

De SWEMP-bestuurders overwegen momenteel om de SWEMP-organisatie uit te breiden. Jan Peter: “We willen meer slagkracht krijgen in een aantal projecten en daar kunnen onafhankelijke SWEMP-projectleiders aan bijdragen. Nu zijn alle projectgroepenleden gelijkwaardig waardoor het soms lastig is knopen door te hakken en de vaart erin te houden. Bovendien werkt iedereen bij een corporatie en ligt daar de prioriteit. Onafhankelijke SWEMP-projectleiders kunnen dan rapporteren aan de bestuurders.”

Shared service center?

Over vijf jaar zijn naar verwachting de basisprocessen van de corporaties vergaand geharmoniseerd zijn. Jan-Peter: “Misschien is er dan wel een shared service center als ruggengraat voor de verwerking van facturen, het opstellen van huurcontracten en het voorbereiden van mutaties. Want hoe een factuur wordt betaald is voor Eigen Haard, niet veel anders dan voor Woonbron, Portaal, Mitros of Staedion. Vroeg of laat komt er voor dat soort processen een vergaande automatiseringslag. We kunnen daarom beter de komende tijd zelf de regie in handen nemen met SWEMP. Met zo’n automatiseringsslag besparen we tijd en geld, dat kunnen we gebruiken om onze huurders meer aandacht te geven. Tegelijkertijd snap ik dat automatisering voor medewerkers onzekerheid met zich meebrengt.”

Kennis delen

SWEMP bestaat uit vijf corporaties en er zijn geen plannen om te groeien. Jan Peter: “Als we SWEMP groter zouden maken verliezen we snel aan slagkracht en besluitvaardigheid. We willen echter alles wat we ontwikkelen graag om niet delen met andere corporaties. Daarvoor hebben we de ‘Vrienden van SWEMP‘ opgericht. Alle corporaties die Empire gebruiken kunnen zich daarbij aansluiten. Voor corporaties kan het aantrekkelijk zijn om de lijn te volgen die vijf corporaties weloverwogen hebben uitgezet. Dat kan een boel onderzoek schelen. Met de ‘Vrienden van SWEMP’ houden we ieder jaar overlegsessies om input te krijgen voor nieuwe projecten, maar vooral om de resultaten te delen.”

Meer info: SWEMP; samen kom je verder, HC&C Magazine, najaar 2017

Geplaatst: maart 2019