Home > Samenwerken in Swemp > Mitros succesvol live met DE Standaard

Mitros succesvol live met DE Standaard

De overstap naar DE Standaard kende aanvankelijk behoorlijk wat weerstand bij Mitros. Begin januari is de livegang dankzij een zeer gedegen voorbereiding succesvol verlopen. Ariadne Harsta, directielid bij Mitros en opdrachtgever van het project: “Voor de organisatie is het belangrijk dat we weer een positieve ervaring hebben met een IT-project. Dat geeft nieuwe energie. De rapportcijfers van collega’s, de projectorganisatie en de leveranciers kwamen niet onder de zeven. Hartstikke goed.” Wat maakt de overstap nou tot zo’n succes?

Een belangrijke factor is dat opdrachtgever Ariadne lid is van het directieteam, wat zorgt voor de noodzakelijke commitment in de top. Marcel Vogel gaf als projectmanager regelmatig updates in het directieoverleg. Ariadne: “Die presentaties bereidden we samen voor en daar was geen speld tussen te krijgen. Met het commitment van de directie kun je met gezag in de organisatie opereren. We hebben een projectgroep ingericht met atypische profielen; geen IT’ers maar enthousiaste, communicatieve collega’s die veel mensen kennen. Bruggenbouwers die de organisatie op een sympathieke manier meenemen. We hebben daarnaast onder meer nieuwsbrieven, overleggen en lunchwebinars ingezet. DE Standaard ging daardoor leven en collega’s voelden zich gehoord. Je moet voor zo’n project alle communicatietentakels gebruiken. Toen het uur u naderde hebben we een crisisteam opgericht voor het geval er iets mis zou gaan. Daarmee was ook duidelijk dat het alle hens aan dek was, dan gaan mensen wel mee. De direct betrokkenen die erg druk geweest zijn met de livegang hebben we maximaal ondersteund en de aandacht geven die ze nodig hadden: waardering uitgesproken, bloemen gestuurd en een bonus geven aan het eind van de rit. Inhoudelijk kun je een IT-project nauwelijks leuker maken, maar de dingen erom heen wel.”

IT-project omgedraaid naar businessproject

Een andere succesfactor was dat Mitros heel duidelijk is geweest tegen leveranciers over kwaliteit, planningen en de inzet van consultants. Ariadne: “Als je niet duidelijk bent, is er ruimte voor leveranciers om zaken anders te doen dan jij wilt en dan krijg je een hogere rekening en minder rendement.”

Marcel vertelt hoe bij Mitros DE Standaard is omgedraaid van IT-project naar een businessproject. “Wil je optimaal met DE Standaard werken, dan test je nieuwe servicepacks met testscripts en niet meer met hand. De testscripts leid je af van processen, die natuurlijk goed beschreven moeten zijn en dat was bij ons niet altijd het geval. Toen viel het kwartje in de organisatie. In no-time kwamen er bijgewerkte procesbeschrijvingen. Op basis daarvan hebben we ook verouderde werkinstructie weer actueel gemaakt. En hebben we alle collega’s die regelmatig in Empire werken getraind. We maken nu beter gebruik maken van Empire en de datakwaliteit is verhoogd. Dat is een mooie bijvangst van dit project. We merken nu al dat het testen van servicepacks sneller gaat omdat cegeka-dsa die al getest heeft op DE Standaard. En de grote winst, die nog moet komen, is natuurlijk dat we klaar zijn voor de cloud.”

Ervaring Woonbron

Bij de overstap naar DE Standaard heeft Mitros gebruik gemaakt van de ervaring van Woonbron. “Maar”, zegt Marcel, “we kunnen nog wel stappen maken in het beter delen van kennis over dit soort zaken. De volgende corporatie die overgaat kan daar van profiteren.”

Ariadne wil het succes van DE Standaard nog verder uitnutten en een filmpje maken waarin betrokkenen aan het woord komen: “Iemand zegt bijvoorbeeld: ‘Ik heb nog nooit zoveel impact gehad in een project waar ik niks van snap.’ Dat verlaagt hopelijk de drempel voor andere collega’s om in volgende IT-projecten te stappen.”

Gepubliceerd: 28 februari 2022