Home > Samenwerken in Swemp > Nieuw DMS met korting voor ‘Vrienden van SWEMP’

Nieuw DMS met korting voor ‘Vrienden van SWEMP’

De vijf SWEMP-corporaties hebben onlangs gezamenlijk gekozen voor een nieuw documentmanagementsysteem van DocVisie en Expansion, genaamd Xtendis. In het contract is vastgelegd dat corporaties die ‘Vriend van SWEMP’ zijn van dezelfde voorwaarden gebruik kunnen maken als de SWEMP-corporaties. Hoe meer corporaties gebruik maken van het contract hoe hoger de korting. Alle woningcorporaties kunnen ‘Vriend van SWEMP’ worden.

Mario Brouwer was als projectleider bij Eigen Haard betrokken bij de selectie van het nieuwe DMS. Hij legt uit hoe de keuze tot stand is gekomen. “Bij een aantal corporaties, zoals Eigen Haard, was het bestaande DMS dringend aan vervanging toe. Andere corporaties nemen het pakket pas over een paar jaar in gebruik. Maar we willen wel allemaal nu alvast hetzelfde DMS kiezen omdat dat veel voordelen biedt. Door gezamenlijk op te trekken kunnen we Xtendis voordeliger aanschaffen en kunnen we gebruik kunnen maken van elkaars best practices. We hebben mede voor Xtendis gekozen omdat het een SAAS-oplossing is. SAAS betekent ‘Software as a service’. De software staat daarbij niet meer op een server van een corporatie maar in de cloud. Een SAAS-oplossing maakt het uitvoeren van updates en onderhoud veel gemakkelijker, tegen lagere kosten. Bij SWEMP is de strategie: we kiezen voor SAAS, tenzij… De keuze voor DocVisie is ook gemaakt omdat het een stabiel Nederlands bedrijf is met een volwassen product dat door veel grote klanten wordt gebruikt. Daardoor zullen we als woningcorporaties niet snel tegen technische grenzen aanlopen. Xtendis is schaalbaar en makkelijk te koppelen met andere software. Dat DocVisie een Nederlands bedrijf is, heeft als voordeel dat de software, helpdesk en consultants Nederlandstalig zijn.”

Corporatiemedewerkers die alleen zoekopdrachten doen vanuit Empire of Umbrella naar bij voorbeeld huurdersbrieven zullen weinig merken van het nieuwe DMS. Het kan soms een klik schelen. Wie zelf documenten in het DMS moet zetten of echt in het DMS moet zoeken zal een iets ander beeldscherm te zien krijgen en iets anders moeten werken. Het DMS biedt voor de toekomst mogelijkheden om processen verder te optimaliseren.

Op de foto ziet u de ondertekening van het contract voor Xtendis. Namens SWEMP tekent Henk Peter Kip (l), bestuurder bij Mitros. Namens leverancier DocVisie tekent algemeen directeur Jo van Onsem. Op de achtergrond Jesper Vorstermans (l) van het SWEMP Kernteam en Tom van de Kamp van Expansion, implementatiepartner van DocVisie.

Geplaatst: 8 september 2020