Home > Samenwerken in Swemp > Softwarerobots voor het repeterende saaie werk

Softwarerobots voor het repeterende saaie werk

Wie met een computer werkt kent het vast: overbodige schermen moeten wegklikken om een stap verder te komen in een proces. Dat moet toch handiger kunnen? Dat kan zeker, want daarvoor is RPA geschikt. RPA staat voor Robotic Process Automation; oftewel repetitieve handelingen automatiseren met robotsoftware. RPA is oneerbiedig gezegd een lapmiddel om processen waar veel pijn zit en die niet snel zijn te standaardiseren beter te laten verlopen. De SWEMP-corporaties hebben een Kennisgroep opgericht om de mogelijkheden van RPA te verkennen en om er bij voldoende voordelen op de juiste manier mee gaan te werken.

Een softwarerobot werkt als volgt: laat de robot een scherm zien en vertel hem waar hij informatie vandaan moet halen en wat hij ermee moet doen. De robot kan dat zogeheten script eindeloos herhalen voor hetzelfde soort scherm van bijvoorbeeld verschillende huurders, maar ook voor verschillende schermen uit meerdere systemen.

Een praktijkvoorbeeld bij Staedion: alle 45.000 huurders krijgen af en toe brieven, waaronder de jaarlijkse huurverhoging. Van oudsher verzorgt de repro het drukken en verzenden van de brieven. Daarvoor wordt een digitaal bestand gebruikt in een eigen reprosysteem. Een kopie van de brieven ging vroeger in het papieren dossier. Vervolgens kwam er een digitaal documentmanagementsysteem. De geprinte brief werd opnieuw gescand en voorzien van codes waarmee hij makkelijk terug te vinden is in het klantendossier. Zeer arbeidsintensief werk, maar het was niet mogelijk om de brief vanuit het digitale reprosysteem rechtstreeks in het documentmanagementsysteem te krijgen. Met RPA is dat wel gelukt. Daarmee is een enorme hoeveelheid saai werk, waar anderhalf jaar achterstand in was, in elke maanden opgelost.

Een valkuil van RPA is dat er bij elke SWEMP-corporatie nieuw maatwerk wordt geïntroduceerd terwijl de doelstelling van SWEMP nou juist standaardisatie is. Standaardisatie biedt continuïteit. De Kennisgroep RPA wil binnen die continuïteit RPA gebruiken voor flexibiliteit. Het doel van de RPA Kennisgroep is om met een externe kennispartner één ontwikkel- en beheerstandaard voor SWEMP te maken. Zodat de corporaties de scripts onderling kunnen uitwisselen. De corporaties hebben inmiddels allemaal dezelfde RPA-tool waar ze mee experimenteren.

In de praktijk blijkt dat RPA meer voordelen heeft dan alleen overbodige muisklikken weg te nemen. RPA geeft ook inzicht in de huidige werkwijze. Afdelingen die bezig gaan met scripts zien opeens hoe onhandig processen soms zijn ingericht. Door die structureel anders in te richten is RPA niet eens meer nodig.

Geplaatst: 16 juni 2020